1 Bestuur en Publieke Dienstverlening

De voornaamste inspanningen die in 2016 zijn geleverd benoemen we per ambitie.

Goed vertegenwoordigen van belangen burgers en bedrijven
1. Werkwijze gemeenteraad

De gemeenteraad heeft zich in 2016 ingespannen om laagdrempeligheid, toegankelijkheid en responsiviteit in evenwicht te brengen met de noodzakelijk geachte investeringen voor de lange termijn. De raad wil de agenda van de stad/gemeente beter laten aansluiten op de visie en de daaruit voortvloeiende acties waartoe in het stadhuis wordt besloten. Om dat voor elkaar te krijgen wordt geïnvesteerd in betere informatie, agendavorming en controle en het accentueren van de verbinding met inwoners, bedrijven en organisaties.

2. Klachtafhandeling en bestuurlijke procedures

Het overgrote deel van de klachten (89%) hebben we in 2016 op informele wijze kunnen afhandelen.
We hebben we de kwaliteit en de tijdigheid van de verschillende procedures verbeterd. Voor wat betreft de afhandeling van klachten geldt, dat 96 procent binnen de wettelijke termijn is afgehandeld.

3. Civiele procedures

De focus lag voor wat betreft de claims en civiele procedures op het tijdig afhandelen van deze claims. Dit is in 2016 goed gelukt.

4. Mediation

In 2016 is zowel in het ruimtelijk fysieke domein als in het sociale domein gebruik gemaakt van (pre)mediation gesprekken om daar waar burgers vastliepen in hun communicatie met de gemeente, in gezamenlijkheid met de burger tot een oplossing te komen.
Samen met de gemeentes Peel en Maas, Bergen en Horst aan de Maas zijn we een regionale mediator-pool gestart, die inmiddels al een aantal mediation zaken binnen de regio heeft kunnen afhandelen.

5. Public affairs/lobby

Wat betreft public affairs en lobby hebben wij in regionaal (Regio Venlo) verband onze inspanningen verder geïntensiveerd en werkafspraken gemaakt over onze ambtelijke inzet. Dit op basis van de in 2015 ontwikkelde (regionale) Europa-agenda. Ook vindt er samen met de beide steden in Midden-Limburg afstemming plaats over de lobby ten aanzien van gezamenlijke belangenbehartiging. Zoals in eerdere jaren hebben we ons opnieuw ingespannen om externe financieringsbronnen aan te boren voor onze eigen stedelijke activiteiten en projecten, over het resultaat waarvan u periodiek bent geïnformeerd. Een concreet resultaat hiervan was de tussen het kabinet en de gemeente Venlo gemaakte afspraak over de provinciale- en rijksbijdrage aan de Vierpaardjes.

6. Externe relaties

Voor de externe relaties zijn in 2016 diverse Venlose evenementen benut om het bestuurlijk netwerk te vergroten met de diverse partners in de regio, de provincie, Den Haag, Brussel en Duitsland. Met de provincie en de maatschappelijke partners hebben we een public affairs platform gevormd waarin op basis van gedeelde belangen de regio gepositioneerd wordt.

Beheren van en informeren van archiefstukken
Het Gemeentearchief heeft in 2016 invulling gegeven aan haar drie hoofdactiviteiten: Beheer, Informatieverstrekking/dienstverlening en Acquisitie.
1. Beheer

De gemeentearchivaris heeft in 2016 gerapporteerd in het kader van het Horizontaal Toezicht op de archivering. De resultaten van de digitalisering van het archief Stadsrekeningen (1349-1795) zijn door externe factoren in 2016 nog niet zichtbaar geworden voor het publiek. Andere projecten in het kader van beheer betroffen de digitalisering van historische kranten, digitalisering van de bouwdossiers en conservering en digitalisering van charters.

2. Dienstverlening

Via de gangbare kanalen werd het publiek bediend: studiezaal, inlichtingen via post, mail en telefoon, website, social media, publicaties en educatieve projecten. Belangrijk is de samenwerking met diverse externe partners, waaronder de Venlo Academie, die cultuurhistorische cursussen verzorgt. Nadrukkelijk wordt ingezet op verschuivingen in de richting van digitalisering, zodat de schaarse middelen efficiënter worden benut. Voor niet-wettelijke verplichte werkzaamheden leunen we voor een belangrijk deel op de inzet van vrijwilligers.

3. Acquisitie

Een belangrijke aanwinst is in 2016 tot stand gekomen door de overbrenging in de zin der wet van de archieven van het Gewest Noord-Limburg, GGD Noord-Limburg en Regionale Brandweer Noord-Limburg (1950-2004). Diverse particuliere archieven en aanvullingen op reeds aanwezige archieven en collecties zijn verworven.

Verzorgen van excellente dienstverlening aan burgers en bedrijven

1. Beheer Gemeentelijke Basisadministratie

In 2016 hebben we de oude Basisregistratie Personen (BRP) opgeschoond en de aanbesteding uitgevoerd van de nieuwe BRP. Deze werkzaamheden zijn onderdeel van de modernisering die nodig is om vanaf 2018 aan te kunnen sluiten bij de nieuwe, landelijke BRP die de oude Gemeentelijke Basisadministraties (GBA) vervangt.

2. Huwelijksvoltrekking/Burgerlijke Stand

Bij deze producten hebben zich in het afgelopen jaar geen noemenswaardige ontwikkelingen voorgedaan.

3. Naturalisaties

Er waren in 2016 geen nieuwe ontwikkelingen. Het aantal aanvragen voor het Nederlanderschap is jaarlijks redelijk constant.

4. Persoonsdocumenten

De aanvragen voor persoonsdocumenten zijn al grotendeels in een digitaal proces gegoten. In 2016 zijn er op dit vlak geen bijzondere ontwikkelingen geweest..

5. Beheer Register niet-ingezetenen (RNI)

Bij niet-ingezetenen gaat het om personen die een zodanige relatie met Nederlandse overheidsinstanties hebben dat registratie van hun basispersoonsgegevens van belang is voor een goede uitvoering van bepaalde overheidstaken. In 2016 zijn 13.802 inschrijvingen gerealiseerd.

6. Reisdocumenten

Het KCC (Klant Contact Centrum) werkt voor een groot deel op afspraak, zodat de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk kan worden ingeroosterd. We houden een maximale termijn aan van 1 week die burgers moeten wachten om een afspraak te kunnen maken. Onder meer vanwege onderbezetting is deze norm in 2016 regelmatig overschreden.
Het aantal Nederlanders dat in het buitenland woont en in Venlo zijn nieuwe reisdocument heeft aangevraagd is verdubbeld van ruim 3000 in 2015 naar ruim 6000 in 2016 (Grensgemeente).

7. Verkiezingen

In 2016 hebben we het referendum georganiseerd over de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en Oekraïne.

Verzorgen van adequate informatievoorziening aan de burgers en bedrijven
1. Post

Vanaf augustus 2016 wordt de analoge post 100% digitaal verwerkt. Daarnaast zien we dat in 2016 het kanaal e-mail in volume is toegenomen.

2. Telefonie

In 2016 zijn ontwikkelingen ingezet die onze medewerkers in het call center beter moeten gaan ondersteunen zodat zij burgers effectiever en sneller van dienst kunnen zijn. Ook heeft actieve sturing plaatsgevonden op de klantgerichtheid en bereikbaarheid van zowel de frontoffice medewerkers als de organisatie als geheel.

3. Centrale balie

Bij de verhuizing naar het nieuwe stadskantoor hebben we de oude receptiefunctie omgevormd tot een gastvrouw/-heerfunctie die onze burgers wegwijs maakt in het nieuwe stadskantoor.

4. Webdiensten

In 2016 hebben we de in 2015 gelanceerde gemeentelijke website doorontwikkeld. Het online betaalproces is verbeterd en oude formulieren zijn omgezet naar nieuwe, toegankelijkere formulieren. Secundaire doelgroepen op de website, zoals potentiële investeerders en toeristen worden nog eenduidiger en eenvoudiger doorgeleid naar andere, daarvoor bestemde websites.

5. Sociale media en webcare

Burgers konden in 2016 ook weer met de gemeente Venlo communiceren via de sociale media Facebook en Twitter. We hebben het gebruik hiervan zien toenemen. Het in 2015 bij wijze van proef gestarte persoonlijke communicatiekanaal WhatsApp hebben we in 2016 voortgezet.

6. Media

De mediakanalen die Venlo inzet om onze burgers te bereiken zijn in 2016 onveranderd: Met het oog op Venlo (rubriek bij Omroep Venlo), de beeldkrant, 1venlo.

Bevorderen van regionale samenwerking vanuit centrumfunctie
1. Gemeenteraad

De raadswerkgroep heeft in de uitwerking van het A-dossier een goede basis gelegd voor inhoudelijke samenwerking met diverse partners in het Niederrheingebied. De samenwerking met de stad Krefeld heeft geleid tot de instelling van een gemeenschappelijke raadscommissie die diverse politieke thema’s behandelt.

2. Samenwerkingswijzer Venlo

Afgelopen jaar hebben wij de (digitale) samenwerkingswijzer Venlo ontwikkeld. Met de ‘Samenwerkingswijzer gemeente Venlo’ willen wij toewerken naar betere samenwerking, naar betere sturing en control van samenwerking en naar een goed overzicht van de samenwerkingsverbanden waarin wij participeren.

3. Regio Venlo

Samen met de andere Noord-Limburgse gemeenten hebben we in 2016 verder gewerkt aan de concretisering van de regionale thema’s en programma’s uit het regionaal programma ‘Werken aan de Regio Venlo 2015-2018.